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新社会人必見!ビジネスメールの書き方がわからないときは代筆ソフトを使ってみよう

2018年12月31日
written by 渡辺

家族や友達とのやりとりに使用するプライベートなメールに対して、職場の同僚や取引先の担当者宛のメールなど、仕事で使用するメールはビジネスメールと呼ばれます。ビジネスメールという言葉自体には特に明確な定義があるわけではなく、メールの内容を指す場合もあれば、仕事用のメールアドレスそのものを指す場合もあります。

一般的なビジネスメールは「◯◯様、いつもお世話になっております。」という書き出しから始まることが多いですが、このような言い回しは学生のときにはほとんど書く機会がありません。つまり、事務のアルバイト経験がある人などを除けば、ほとんどの人は社会人になってから初めてビジネスメールを書くことになります。

今回はビジネス文書を書き慣れていない新社会人でも、代筆ソフトを使って簡単にビジネスメールを書く方法を紹介します。

新社会人はどうやってビジネスメールの書き方を覚えるのか?

会社で仕事をしていると、取引先へのお礼やお詫び、新年の挨拶、移動や退職の挨拶など、さまざまなシーンで挨拶のメールを書く機会があります。ビジネスでのメールを使ったコミュニケーションは、以前は管理職や営業職などの一部の職種に限られたものでしたが、現在は事務、クリエイティブ、製造などあらゆるシーンで必要なスキルとなっています。

しかし、このようなビジネスメールを書き慣れていない、あるいは書いたことがない新社会人は、一通のメールを書くのにやたらと時間がかかってしまったり、丁寧な言い回しにしようとするあまり、おかしな文面になってしまうということも多々あります。

会社の新人研修などで基本的なビジネスメールの書き方は習得できますが、限られた時間の研修では、先述したようなさまざまなシチュエーションに対応することは難しいため、最終的には自分で検索して参考になるような例文を探したり、ビジネスメールのテンプレート集などを利用するして自分でなんとかするしかありません。

ビジネスメールの書き方を覚えるには代筆ソフトが便利

ネットで公開されているビジネスメールや挨拶メールのテンプレート集は、種類も多く、メールの書き方に不慣れな新人社員にとっては非常に便利です。但し例文をそのまま使うわけにはいかないため、自分の状況や宛先等に合わせてその都度内容を書き換えなければならず、相手の名前や会社名が何度もでてくるような場合は少し面倒です。このような時に便利なのが、代筆ソフトを使う方法です。

代筆ソフトとは、画面に表示される質問に答えていくだけでお礼の手紙やお詫びメールなどを代筆してくれる文書作成支援ソフトのひとつです。多様なジャンルの文例が用意されており、それらを組み合わせることで数十万通りの文書パターンが作成できるため、かしこまった文書を作るのが苦手な人や、ビジネス向けの文書を書きなれていない新社会人でもすばやく簡単に丁寧な文書を作成することができます。

代筆ソフトを使ってビジネスメールを書いてみよう

実際に「代筆の達人」を使って、いくつかのメールを書いてみましょう。

ソフトを起動すると文書のテンプレートがカテゴリ毎に分類されており、大カテゴリ、小カテゴリの順に絞り込んでいくことで目的の文書が簡単に探せるようになっています。目的の文書を選択したら、いくつかの質問が表示されるので、回答をテキストフィールドに入力するか、プルダウンメニューで選択するだけで、完成した文章が表示される仕組みです。

新規の取引先を紹介してもらったときのお礼

新規取引先の企業(株式会社テスト)を紹介してもらった時にお礼のメール。

拝啓 初冬の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
さて、この度は新規の取引先である株式会社テストをご紹介していただき誠にありがとうございました。
大変感謝しております。厚くお礼申し上げます。
格別のご高配のおかげをもちまして、早速取引を開始させていただきました。
今後とも末永くご愛顧を賜りますよう努力し、誠実にご奉仕させていただくことで、貴社のご厚情にお答え申し上げます。本来なら参上しご挨拶を申し上げ、これからもご紹介いただけるようお願い申し上げるところですが、まずは書中にてお礼申し上げます。
皆様のご健康と一層の発展をお祈り申し上げます。 敬具

退職の挨拶

取引先のデザイナーであるサンプル氏が5月で退職する場合の挨拶メール。

拝啓 初冬の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
さて、サンプル様が5月末で貴社をご退職なさる旨をお伺いいたしました。
本来でしたら、直接ご挨拶させていただきたいのですが、書中でのご挨拶をお許しください。
デザイン関連のお仕事は、サンプル様だからこそできる仕事だったと思います。様々なことをたくさん教えていただいたこと、心から感謝しております。
これからお会いする機会が少なくなること、とても寂しく感じますが、このご縁を大切にし、またご一緒にお仕事ができましたら幸いでございます。
サンプル様のご健康と御活躍を心からお祈りいたしております。 敬具

取引先への入金の催促

支払期限を過ぎても入金がないときに催促するためのメール。

拝啓 時下ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、誠に申しかねることですが、5月30日にご請求書を発送いたしましたが、今月25日現在ご送金いただいておりません。
いかが相成っておりますのでしょうか。ご調査いただければ幸いでございます。
当方も帳簿の整理上甚だ困惑致しておりますので、至急ご送金下さいますようお願い申し上げます。
尚、本状と行き違いにご送金のありました折りは、悪しからずお許しのほどお願い申し上げます。
まずはご請求かたがたお願い申し上げます。 敬具

まとめ

「代筆の達人」を使うことで、上記のいずれの文章も数十秒で作成することができました。

「退職の挨拶」や「支払いの催促」のメールは社会人経験が長い人であっても、そう頻繁に書く機会はないため、ゼロから自分で書くのではなく、このようなソフトで文章の下書きを作ってから、必要に応じて、内容を追記したり、不要な部分を削ったりすれば、よりスマートな文章を短い時間で書くことができるでしょう。

ビジネスシーンで使われる丁寧な文章の書き方を効率よく学びたい、お礼やお詫びの挨拶などのビジネス文書をスラスラと書けるようになりたいという方は是非お試しください。

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