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書類や料金明細は写真を撮って画像データで管理しよう

自宅や会社の机の上に書類を保管するためのファイルバインダーが何冊も並んでいないでしょうか?契約書や領収書、土地の権利書などは仕方がないとしても、それらを除けば、紙媒体の状態で保管しておかなければならない書類や冊子というのはそれほど多くないはずです。今回はこのような机の上のファイルバインダー類を一掃すべく、紙の書類をまとめてデータ化して整理する方法を紹介します。

書類を画像データ化することによるメリットとデメリット

以前の記事「OCRソフトで紙の書類を電子化してみよう」では、OCRソフトを使って書類をテキストデータ化することについて解説しましたが、今回はもう少しシンプルです。紙の書類を画像データで管理することには下記のようなメリットがあります。

・目的のファイルを検索で探せる
・保管スペースが不要
・紛失リスクの軽減

やはり一番のメリットはパソコンの検索機能を使って目的のファイルを簡単に見つけることができることでしょう(もちろん適切なファイル名を付ける必要はありますが)。また、保管スペース(つまりファイル・バインダー)が不要であるということも大きなメリットです。逆にデメリットとしては以下のようなものが考えられます。

・パソコンの故障によるファイル消失のリスクがある
・データ化するのに手間がかかる

一番心配なのは突然のパソコン故障によるファイルデータの消失です。これらは日頃からクラウドストレージや外付けえHDDを使ってパソコンのデータバックアップを行なっている人であればそれほど大きな問題ではありませんが、そうでない場合はこの機会にファイルバックアップについても考えてみて下さい。

参考:突然のPC故障でファイルを失わないために知っておきたい、ハードディスクの寿命診断とバックアップの重要性

活用事例1. 書類を写真で保存する

まずは一般的なA4の書類用紙を画像ファイルで保管するところから始めてみましょう。

スマートフォンのカメラやデジタルカメラで書類を撮影しますが、なるべく明るい場所で真上から撮影するのがポイントです。自宅にスキャナーがあればそちらを使った方が綺麗に取り込めるでしょう。

撮影した写真データはパソコンのデスクトップに保存して、後から検索しやすいように適切なファイル名をつけておきます。このときにパパッと読み取りOCRなどで説明書のテキストを読み取り、抽出したテキストを画像ファイルのコメントデータとして付加しておけば、書類の内容で検索することもできるようになります。(但しファイル検索の性能はOSや使っているファイル管理ソフト(ファイラー)によって異なります。)

活用事例2. 家電製品のマニュアルをデータ化する

家電製品の取扱説明書はファイルやバインダーなどにまとめて本棚に収納してる方が多いと思います。いろいろな取扱説明書をひとつのファイルにまとめておくことは、効率的な収納方法であるように思えますが、紙媒体の取扱説明書をこのような方法で管理している場合、目的の情報を探すために、

1.本棚からファイルやバインダーを探す。
2.ファイルを開いて保管されている取り扱い説明書を探す。
3.取り扱い説明書を開いて目的の情報が掲載されているページを探す。

というような手順を踏む必要があります。

これに対して、取扱説明書をファイルデータとして保管してあれば、パソコンやスマートフォンのファイル検索で目的の製品名を検索すればすぐに必要なマニュアルを見つけることができます。

活用事例3. 電気やガスの料金明細を写真で保管する

筆者は電気・水道・ガスの料金明細や国民年金・健康保険などの納税通知書などもすべて画像ファイルやPDF書類に変換してパソコンに保管しています。これらの資料は頻繁に使うことはありませんが、電気会社やガス会社を変更したり、国民健康保険から別の健康保険に乗り換えるときにコストを比較したりするときに役立ちます。

使うか使わないか?役に立つか立たないか?ということは後でゆっくり考えれば良いので、とりあえず文字が書いてある紙は全てデジタル化しておくようにするというのも一つの方法だと思います。

まとめ

以上、OCRソフトの具体的な使い方と活用方法について紹介しました。

書類は紙の状態で保存しておくと、いざ必要なときにどこに行ったのかわからなくなってしまうことがありますが、データにしてパソコンの中に保管しておけば、検索すればすぐにみつけることができる上、保管場所スペースの節約にもなります。

もちろん、パソコンのデータバックアップやセキュリティ対策は必要ですが、実際にデジタルデータ化してみれば、紙の書類よりもはるかに管理がしやすいことがわかると思います。

是非この機会に紙の書類を画像ファイルで管理することにチャレンジしてみてください。

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