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役所の書類をPDFに文字を入力して作ってみよう

これまで鉛筆やボールペンで文字を書いていた作業がパソコンでのタイピングに置き換わり、最近では文字を手書きする機会もめっきり少なくなりました。これまでは書類を郵送しなければならなかった有料テレビや携帯電話の契約も、今ではウェブサイトから簡単に行うことができるので、冠婚葬祭やクレジットカードの署名以外に手書きで文字を書く機会はないという人も珍しくないでしょう(私もその一人です)。

ただし、役所に提出する申請書などの書類は相変わらず手書きしなければならないケースが多く、ペンで文字を書く機会が減った分、慣れない手書き作業にストレスを感じることもあります。例えば、途中で間違ってしまった場合は二重線を引いて訂正印を押さなければなりませんし、文字の大きさを考えて書かないと記入スペースが足りなくなってしまいます。申請書などの書類は各自治体のウェブサイトからPDF形式の雛形ファイルをダウンロードできるようになっていることも多いのですが、使い方がわかりにくく、なかなか活用されていないのが現状のようです。

そこで今回は、目黒区の住民票の取得手続きを行うため、事前に申請書のPDF書類をダウンロードして、パソコンを使って申請書を作成し、印刷して提出するまでの流れを解説したいと思います。

検索して必要な書類を見つける

まずはGoogleやYahooなどの検索エンジンで「目黒区 住民票 申請書」と検索します。検索結果の一番最初に「住民票の写し等申請書 目黒区」という目黒区のウェブページが表示されますのでこちらをクリックし、ページ内にある「住民票の写し等申請書(PDF:416KB)」をダウンロードしましょう。

目黒区 住民票 申請書

ちなみに「目黒区 住民票」というキーワードで検索した場合だと、最初に目黒区の住民票に関するページが表示され、住民票に関する各種証明 > 住民票に関する各種証明の窓口請求 > 住民票の写し > 住民票の写し等申請書、そこからページ下にスクロールしてようやく「住民票の写し等申請書(PDF:416KB)」が見つかりますが、慣れない人はここに辿り着く前に諦めてしまうでしょう。最初から自分が欲しい情報を含めたキーワードで検索することがポイントです。

ダウンロードしたPDF書類に文字を入力する

一般的に、PDF形式で保存された書類は、WordやExcelと違って自由に文字を編集したり追加したりといったことができないようになっています。会社の書類はWordやExcelで作られていることが多いため、PDF形式の書類には馴染みが薄く、なんとなくPDFを敬遠している人も多いのではないでしょうか?

PDF書類に文字入力をするためのソフトではAdobe Acrobatが有名ですが、今回は既存のPDF書類の内容を編集したり書類を統合できたりする必要はなく、文字を入力できればよいだけなので、画像編集ソフト「ぴったり位置合わせ印刷」を使います。

ソフトを起動して、ダウンロードした申請書のPDFファイルを下絵として読み込み、その上から文字を入力したい位置にテキストを入力することができます。ソフトの詳しい使い方については下記の製品ページを参考にしてください。

ぴったり位置合わせ印刷2 – 書類を取り込み、パソコンで文字入力でキレイな書類も

印刷して役場に提出する

PDFの申請書に必要事項を入力したら、プリントアウトして役場に持っていけば、無事に住民票の写し等を発行してもらいます。

私は自宅にプリンターを持っていないので、印刷が必要な場合はセブンイレブンのネットプリントというサービスを利用しています。これはメールアドレスでユーザー登録をするだけで全国のセブンイレブンに設置してあるマルチコピー機から20円/枚で印刷できるサービスです。家庭用のインクジェットプリンタは便利ですが、インクのランニングコストがかかるため、たまにしか印刷をしないという方にはこのようなオンデマンドのプリントサービスがおすすめです。

まとめ

住民票の申請書を手書きする代わりにパソコンで作成する方法を紹介しました。

自宅であらかじめ申請書を作成するもうひとつのメリットは、役場の職員に言われるがまま記入するのではなく、自分の頭で考えて作業を行うことにより、一連の流れが把握できるため、次回以降の手続きがスムースにできるということです。また、同じ書類を発行する場合は作成したPDFファイルを再度プリントアウトすれば良いので手書きする場合に比べて手間が省けます。

移転時や税金手続きなどで申請書を書かなければならないとき、手書きで文字を書くのが面倒だと感じている方は是非今回のフローを参考にしてください。

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