紙の書類を使い勝手の良いPDF書類に変換することができる「OCRソフト」の使い方について解説します。
OCRソフトとは？
OCR（Optical Character Recognition、オーシーアール、光学的文字認識）は紙や画像に書かれた文字を読み取って、テキストデータに変換するソフトウェアのことです。
通常、紙の書類や画像ファイルの中に書かれている文字はテキストデータとして認識されませんが、OCR処理を行えばこれらのファイルにテキスト情報を与えることができるため、画像内の文字を検索したり、コピー＆ペーストしたりすることができるようになります。
OCRソフトを使ってできること
紙で保管していた書類をデジタル化して検索できるようにする
見積書や請求書などのビジネス書類を紙の文章でファイリングしている場合、顧客からの過去の注文履歴を調べるときにファイルから目視で探す必要がありますが、OCRソフトでそれらの書類をデジタル化しておけば、パソコンから顧客の名前や電話番号を検索するだけで簡単に目的の書類を見つけることができるようになります。
ビジネスシーンだけでなく一般家庭でもレシートや電気・水道の料金明細、健康保険や自動車保険の契約書などをスマートフォンのカメラで撮影してデジタルデータ化しておけば、必要なときにすぐに見つけることができます。デジタルデータであれば紙でファイリングしておく場合と違って保管場所が必要なく、クラウドサービスなどを利用してバックアップしておけば、火事や水害、空き巣などの予期しないトラブルで紛失してしまう心配もありません。
紙に印字された文章を一瞬でテキストデータ化できる
管理職や事務職を経験されたことのある方なら一度は「新聞や書類などの紙媒体に書かれたテキスト文章を手動でワード文章に変換する作業」をしたことがあるのではないでしょうか？もともとはパソコンで作られたデータのはずですが、何らかの理由で元のファイルが手に入らない、もしくは紛失してしまっており、紙に出力したものしか残っていない、というパターンです。
誰かがパソコンで作った文章を紙に印刷したものを見ながら、同じ文章をパソコンで入力するという作業は、午前中にスコップで深い穴を掘らせて、午後にその穴を元通りにスコップで埋めるような、非常に面倒であり、やりがいを見出すのが極めて難しい作業ですが、これらの作業はOCRソフトを使えば一瞬で終わります。
デジタルデータ化する方法
弊社のOCRソフト「パパッと読み取りOCR」を使って紙の書類やPDF書類をデジタルデータに変換する方法を紹介します。
紙の書類からテキストデータを抽出する場合
紙の書類をデジタルデータに変換したい場合は、スキャナーから読み取る方法が最も効率的です。「パパッと読み取りOCR」にはスキャナーからの読み取り機能がついているので、データ化したい書類をセットしてソフト側で読み取りを開始するだけで簡単にデータ化することができます。
大量の書類をデータ化する場合はスキャナーがある方が便利ですが、数枚の書類であればスマートフォンのカメラで撮影して画像ファイルとして保存し、そこからOCRでテキストデータを抽出するという方法でも問題ありません。但し、写真が暗かったり文字がはっきり写っていなかったりすると、OCRの読み取り精度に影響してくるので、写真を撮影する際には明るい場所で、文字がはっきりと見えるように正面から撮影するようにしてください。
PDF書類からテキストデータを抽出する
PDF書類からテキストを抜き出す場合はPDF書類をそのままOCRソフトに読み込ませればOK。テキストデータを抽出し、再加工できる状態にしてくれます。
まとめ
以上、OCRソフトの基本的な機能と使い方を紹介しました。
私の場合は、もともと紙の書類で保管していないと不安な性格だったため、電気料金や水道料金の明細から年金や健康保険の領収証まで全ての公的な書類をひとつのファイルに保管していましたが、ファイルの重さが5kgを超えたあたりで「このままだと将来は数十キロの書類ファイルと一緒に暮らすことになる」と気付き、全ての紙書類をデジタル化し、紙の書類ファイルは処分しました。
紙の書類をデジタルデータ化することは、「探す時間」と「紙の保管スペース」を節約できるだけでなく、断捨離の後のように気持ちも軽くなります。興味がある方は是非チャレンジしてみてください。
