取引先に送るための見積書や請求書に会社の角印を押印する際、わざわざ書類をプリントアウトしてから押印していないでしょうか？電子印鑑ソフトを使って会社の角印で電子印鑑を作れば、面倒な書類の処理作業を短縮し、仕事を効率化することができます。書類を発行する度に機械のように角印を押す作業がわずらわしいと感じている方、電子印鑑に切り替えて仕事の効率アップをしたいと考えている方は是非一度お試しください。
電子印鑑を導入すると書類処理はどのくらい短縮できるのか？
以前私が勤めていた会社は、顧客が指定した内容で販促品やアクセサリーを製造するOEMサービスを行っていましたが、営業スタッフと顧客との書類のやりとりは下記のような流れで行われていました。
1. Excelで書類を作成する
2. 作成した書類をプリントアウトする
3. 書類に会社の角印を押印する
4. 書類をスキャンしてPDFファイルを作成
5. PDF書類をメール添付で顧客に送信
これらの一連の作業を見積書、注文書、請求書、納品書のすべての書類で行っていたので、書類の処理には膨大な時間がかかっていました。書類1枚あたり5分としても、注文1件あたりの書類作成にかかる時間は約20分になります。仮に1日10件の注文を処理する場合、書類作成の事務作業だけで200分もかかってしまいます。
書類への押印を電子印鑑に切り替えた場合、書類のプリントアウト、書類への押印、書類のスキャンの3つの作業（上記の2〜4のステップ）が省略できるため、書類1枚あたりにつき2〜3分の時間短縮になります。書類の枚数が少ない場合はそれほど効果があるように感じられないかもしれませんが、月に100枚の書類を処理している場合であればトータルで200〜300分の時間短縮となるため、週単位・月単位で考えるとかなりの時間削減が期待できます。
導入前に必ず社員・スタッフの理解を得ること
書類への押印をアナログの印鑑から電子印鑑へ切り替えるにあたって気をつけなければならないことは、実際に作業を行う営業スタッフへの事前周知と理解です。特に業務経験の長いスタッフは、従来の（アナログの）作業フローに慣れているため、業務のやり方が変わることへの抵抗が強く、デジタル化への理解を得るのが難しいことがあります。
そのような時は、電子印鑑を導入することでどのくらいの時間短縮ができるのかということを、前述のような具体的な数字データと一緒に説明してあげると、スタッフの理解も得やすいのではないかと思います。
この時に大切なことは、個々の作業時間短縮というメリットはもちろんですが、会社全体あるいは部署全体としてどのくらいの時間短縮になるのかということをきちんと説明することです。この「全体としてのメリット」が共有できていないままにしてしまうと、個々のスタッフは、「自分の書類作成の時間が1分や2分短くなるだけなのに、わざわざやり慣れている業務フローを変えるなんて面倒だ」と考えてしまうかもしれません。部長やマネージャクラスの管理職は必ず事前にしっかりと意識の共有をしておきましょう。
実際に角印で電子印鑑を作ってみよう
それでは「パパッと電子印鑑３PRO」を使って会社の角印で電子印鑑を作ってみましょう。ソフトが起動したら最初に表示される画面から「新しい印鑑を作成」を選んでください。作成できる印鑑は全部で8種類ありますが、会社の角印から電子印鑑を作る場合は「スキャナ印」を選びます。実際の印鑑の画像をスキャナーから取り込んで電子印鑑として使用することができます。もしスキャナーがない場合はデジタルカメラやスマートフォンのカメラで撮影した画像から角印を作成することもできます。
スキャンが完了すると画面に読み込んだ画像が表示されるので、陰影の部分をトリミングします。印影画像の読み込みが完了したら、背景を透明にするための透かし色の設定を行い、さらに必要に応じてかすれ具合の設定をします。最後に「この印鑑を登録する」をクリックすれば電子印鑑の完成です。登録した電子印鑑は「印鑑パネル」に登録しておけば、いつでもドラッグ＆ドロップでワードやエクセルの書類に押印できるようになります。
実際の作業の流れについては「普段使っている実際の印鑑から電子印鑑を作る方法」も併せて参照にしてみてください。
まとめ
以上、会社の書類作成業務に電子印鑑を導入することのメリットと注意点を紹介しました。
BtoBや受託業務などの書類作成が多い業種では、ルーティン作業（同じことを繰り返す作業）をいかにテンプレート化し、短い時間で正確にこなせるかが、業務効率化のポイントになります。電子印鑑の導入はそのうちのひとつに過ぎませんが、会社全体で考えると、このひとつだけでもかなりの時間短縮が可能となり、余った時間を営業活動や他の業務に当てることができるでしょう。
これから会社の印鑑で電子印鑑を作りたい、書類の押印作業にかかる時間を短縮したいと考えている方は是非一度お試しください。
