近年はインターネットが普及したことによって、起業のハードルが下がり、ホームページ制作やインターネット広告などの業種はパソコンひとつあれば誰でも企業できるため、学生時代に企業したり定年退職してから新たに事業を始める人も珍しくなくなりました。
事業を始めたばかりの人が決めなけれなならないことのひとつに「見積書や請求書の作成・管理」をどうするか？という問題があります。経理職や営業職の経験がある方はこの手の作業に慣れているかもしれませんが、そうでない人にとってはわからないことが多いかと思います。
特に営業代理店や卸売業など、毎月何度も見積書を発行するような業種の場合は、初めからきちんと管理しておかないと年度末の確定申告時に苦労することになってしまうでしょう。従業員のいない個人事業主の場合は通常業務から経理事務まで、全ての業務を自分でやらなければならないため、直接売上につながらない事務作業の手間と時間はできるかぎり減らしたいところです。
書類の作成・管理をするための3つの方法
個人事業主や中小企業の担当者はどのように見積書や請求書を作成・管理しているのでしょうか？これらの書類は特に決まったフォーマットがあるわけではないため細かい部分は会社によって異なりますが、おおまかに分けると下記の3つの方法があります。
1.WordやExcelで作成、PDF書類と管理。
2.オンラインサービスで作成、管理。
3.専用ソフトで作成、管理。
それぞれどのような特徴があるのか解説します。
1. 専用ソフトで作成
市販の経理ソフトや販売管理ソフトをパソコンにインストールし、それを使って書類を発行・管理する方法です。「パパッと見積・納品・請求」や「やよいの見積・納品・請求書」などがこれに該当します。
後述するクラウドサービスは本格的に使うためには月額費用が必要ですが、インストール型のソフトの場合は一度購入すればランニングコストなしでずっと使うことができます。
取引の基本情報を登録すれば各書類はワンクリックで出力できるため手間がかからず、顧客管理も合わせて行うことができます。また、顧客情報はCSVファイルからインポートすることができるため、エクセルで管理していた情報をソフトに取り込むこともできます。
デメリットは、パソコンを買い替えたときに再インストールの手間がかかること、定期的にバックアップをしておかないとデータ消失のリスクがあることなどがあります。
2. クラウドサービスで作成
書類の発行・管理をクラウドサービスを使って行う方法です。
特に有名なのは、freee、misoca、Make Leaps、MoneyFoward（MFクラウド請求書）などですが、いずれも初心者にわかりやすいように設計されているため、ある程度ウェブサービスを使っている人なら、ガイドに従って作業するだけで一通りの使い方は理解できるでしょう。
多くの場合は機能制限が付いた無料プランと全ての機能が使える有料プランが用意されているため、最初は試しに無料プランを使ってみて、本格的に使いたくなったら有料プランに移行する、という使い方ができます。
また、インターネット上で動作するクラウド型のサービスなのでソフトをアップデートする必要がなく、常に最新の状態で利用できることも特徴です。さらに、freeeやMoneyFowardなどは銀行口座と連携することで入金のチェックをしたり、家計簿や確定申告書を自動作成してくれる機能もあるため、書類管理だけでなく経理全般を管理することが可能です。
デメリットは全ての機能を使うためには有料サービスの加入が必要となるため毎月費用がかかること、また、サービス毎にクセがあるので操作に慣れるまでは時間がかかることなどが挙げられます。
3. Excelで作成
仕事でパソコンを使ったことがある人にはお馴染みのMicrosoft Excel（以下エクセル）で書類を作成・管理する方法です。
エクセルは一般的なオフィスワークでは必須ソフトと言って良いくらいのメジャーな表計算ソフトなので、SUM関数などの基本的な計算機能が使えれば、比較的簡単に書類の作成・管理が行えます。
クラウドサービスや専用ソフトでは、基本的に決まったフォーマットの書類しか出力できず、書類に入力項目を増やすなどのカスタムができませんが、エクセルなら自由にフォーマットを作れます。月に数回見積書を作成するくらいであれば、使い慣れたエクセルで作業するのが一番簡単でしょう。
デメリットとしては書類同士の連携や管理が難しい点が挙げられます。例えば製造業など、1回の注文で見積書、注文書、納品書、請求書を発行する必要がある場合、それぞれの書類を作らなくてはならず非常に手間がかかります。別シートを参照したり、条件を設定して自動計算させることによって、ある程度は効率化できますが、担当者の知識やスキルに左右されるため、作業が猥雑になりがちです。担当者が複数いたり、月に何度も書類を発行するような業種の場合は不向きかもしれません。
まとめ
以上、見積書や請求書などの書類を作成・管理する方法について紹介しました。
これから事業を始める人はもちろん、エクセルを使った書類管理からクラウドサービスや専用ソフトを使った書類管理に切り替えたい方は以下の比較表とあわせて参考にしてください。
| 専用ソフト | クラウドサービス | Excel | |
|---|---|---|---|
| 対象 | 中小規模ビジネス | 中小規模ビジネス | 小規模ビジネス |
| ランニングコスト | 不要 | 必要 | 不要 |
| データ保存先 | パソコン | クラウド | パソコン |
| バックアップ | 手動 | 自動保存 | 手動 |
| 手軽に使える | ◯ | ◯ | ◎ |
| 無料で使える | × | △ 制限あり | × |
| 拡張性 | △ | △ | ◯ |
| 書類間の連携 | ◯ | ◯ | △ |
余談ですが、今回紹介したもの以外にオンラインで秘書を雇えるサービスなどもあるので、書類作成に時間を割きたくないという場合はそのようなサービスを使うのもひとつの方法です。
